Sin perjuicio de cualquier otra disposición de estos Requisitos de cumplimiento, usted deberá cumplir con todas las leyes aplicables (incluidas la Ley contra el soborno de 2010, el Reglamento sobre el control del amianto de 2012, la Ley de salud y seguridad en el trabajo, etc. de 1974, la Ley de Vivienda de 1988, el Reglamento sobre Blanqueo de Capitales, Financiación del Terrorismo y Transferencia de Fondos (Información sobre el Pagador) de 2017, la Ley sobre Productos del Delito de 2002 y la Ley de Inmigración de 2014).
1. Definiciones
«Disposiciones contra el soborno y de conducta»se refiere a las disposiciones contenidas en la cláusula 3 de estos Requisitos de cumplimiento.
«Disposiciones contra la trata de personas y el trabajo forzoso»se refiere a las disposiciones de la cláusula 6 de estos Requisitos de cumplimiento.
«Requisitos de cumplimiento»se refiere a los presentes Requisitos de cumplimiento de ASK4.
«Sanciones económicas»significa cualquier sanción comercial, económica o financiera o embargo comercial impuesto ocasionalmente por cualquier autoridad sancionadora, incluida cualquier sanción aplicada con respecto a un tipo concreto de actividad económica, incluidas las sanciones sectoriales.
«Autoridad gubernamental»significa cualquier gobierno supranacional, nacional, federal, estatal, municipal o local (incluidas cualquier subdivisión, tribunal, agencia administrativa o comisión u otra autoridad del mismo) o cualquier entidad cuasi gubernamental, industrial o comercial o privada o persona que ejerza funciones reguladoras, cuasi reguladoras, fiscales, de importación u otras funciones gubernamentales (incluidas las bolsas de valores y las autoridades de competencia), junto con cualquier entidad que esté controlada mayoritariamente por cualquiera de ellas.
«Funcionario público»significa cualquier funcionario, empleado, agente o representante de cualquier autoridad gubernamental, cualquier candidato a un cargo público y cualquier funcionario o representante de un partido político.
«Personal»se refiere a cualquier persona que usted haya asignado para realizar los bienes o servicios, incluidos empleados, trabajadores temporales y personal subcontratado.
«Proveedor»se refiere a la persona o entidad que proporciona bienes o servicios a ASK4 e incluye a sus filiales y cualquier subcontratista relacionado con dichos bienes o servicios. En estos Requisitos de cumplimiento, «usted» y «su» se refieren al Proveedor.
«Representantes»se refiere a sus directivos, directores, empleados, agentes, contratistas y subcontratistas, así como a cualquier persona que actúe en su nombre.
«Parte restringida»se refiere a cualquier persona o entidad que, en el momento de cualquier actividad relevante en virtud del acuerdo entre usted y ASK4:
(A) que figure en una lista de sanciones mantenida por una autoridad sancionadora, o que sea propiedad o esté controlada por una persona que figure en dicha lista, ya sea en relación con todas las actividades económicas o comerciales o solo con un tipo concreto de actividad económica, incluida una actividad sectorial;
(B) el gobierno de un país sancionado o una autoridad gubernamental de un país sancionado; o
(C) un nacional o residente de un país sancionado o una persona jurídica constituida o existente o que opere con arreglo a las leyes de dicho país.
«Autoridad sancionadora»se refiere a cualquier autoridad gubernamental de cualquier jurisdicción en la que usted opere o preste servicios a ASK4, así como (i) cualquier autoridad gubernamental de los Estados Unidos (incluidos el Departamento de Estado, el Departamento de Comercio y el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (y, en particular, la Oficina de Control de Activos Extranjeros)), (ii) el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y (iii) la Unión Europea.
«Disposiciones sancionadoras»se refiere a las disposiciones de la cláusula 4 de los presentes Requisitos de cumplimiento.
«País sancionado»significa cualquier país o territorio sujeto a sanciones económicas impuestas por una autoridad sancionadora a nivel nacional, incluidos Cuba, Irán, Libia, Corea del Norte, Sudán del Sur, Sudán, Siria, Crimea y cualquier región de Ucrania ocupada por fuerzas extranjeras.
Para evitar dudas, las referencias en estos Requisitos de cumplimiento a cualquier ley aplicable incluyen cualquier modificación, nueva promulgación o sustitución de dicha ley y cualquier ley sustancialmente similar en cualquier jurisdicción.
2. Requisitos de incorporación
2.1 Usted deberá cumplir, por su cuenta, con los Requisitos de cumplimiento de ASK4 en lo que respecta a la incorporación, incluyendo lo siguiente, según corresponda:
2.1.1 completar los formularios de precalificación;
2.1.2 responder a preguntas de auditoría;
2.1.3 proporcionar documentación sobre el programa de salud y seguridad;
2.1.4 proporcionar una carta de verificación de cuenta bancaria;
2.1.5 presentar pruebas del registro mercantil y fiscal;
2.1.6 proporcionar declaraciones sobre la esclavitud moderna (u otras pruebas de cumplimiento);
2.1.7 proporcionar declaraciones ESG; y
2.1.8 proporcionar pruebas de que se dispone de un seguro con las coberturas y condiciones exigidas por ASK4.
2.2 Usted hará todo lo posible por cumplir con estos Requisitos de cumplimiento antes de celebrar cualquier acuerdo entre usted y ASK4 o poco después.
2.3 Deberá mantener el cumplimiento durante toda la vigencia de cualquier acuerdo entre usted y ASK4 y deberá completar cualquier renovación para seguir siendo un proveedor autorizado de ASK4.
2.4 Cuando usted proporcione bienes o servicios que requieran la presencia de un representante en el lugar donde se prestan los servicios, deberá mantener al día los certificados de seguro y proporcionarlos a ASK4 cuando se le soliciten. Cualquier interrupción en la cobertura puede dar lugar a que ASK4 suspenda los pedidos o el acceso.
3. Disposiciones contra el soborno y de conducta
3.2 Usted garantiza y se compromete a que:
3.2.1 ni usted ni ninguno de sus representantes ha infringido ni infringirá ninguna ley o normativa aplicable en materia de lucha contra el soborno, incluidas la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción, el Convenio de la OCDE para combatir el soborno de funcionarios públicos extranjeros en las transacciones comerciales internacionales, la Ley de prácticas corruptas en el extranjero de 1977 y la Ley contra el soborno del Reino Unido de 2010 (las«leyes contra el soborno»); y
3.2.2 Usted y sus representantes cumplirán con las leyes contra el soborno en el desarrollo de los negocios y actividades contemplados en cualquier acuerdo entre usted y ASK4.
3.3 Usted garantiza y se compromete a que ni usted ni ninguno de sus representantes ha ofrecido, dado, solicitado o recibido, directa o indirectamente, nada de valor a:
3.3.1 influir en cualquier acto, decisión u omisión de cualquier funcionario público o cualquier otra persona o entidad con el fin de obtener o conservar negocios o asegurarse una ventaja comercial indebida;
3.3.2 inducir a cualquier persona o entidad a actuar de manera indebida en violación de los deberes de dicha persona o entidad;
3.3.3 inducir a cualquier funcionario público o cualquier otra persona o entidad a ejercer influencia sobre una autoridad gubernamental o cualquier otra persona o entidad para cometer un acto indebido u obtener o conservar negocios; o
3.3.4 tener como finalidad o efecto el soborno público o comercial, la aceptación o aquiescencia a la extorsión, los sobornos o cualquier otro medio ilegal o indebido para obtener o conservar negocios.
3.4 Usted garantiza y se compromete a que:
3.4.1 ninguna participación, directa o indirecta, en el Proveedor es propiedad o está controlada por, o en beneficio de, ninguna autoridad gubernamental, funcionario público o familiar cercano de un funcionario público; y
3.4.2 Ninguno de sus representantes es una autoridad gubernamental ni un funcionario público.
3.5 Notificarás a ASK4 sin demora si esto cambia o es probable que cambie.
4. Disposiciones sobre sanciones
4.1 Usted garantiza y se compromete a que no ha:
4.1.1 haya proporcionado o recibido bienes, servicios o tecnología, incluidos servicios o productos crediticios y financieros, a o desde cualquier país sancionado o parte restringida, infringiendo una sanción económica;
4.1.2 importado, exportado o facilitado la importación o exportación de cualquier producto, servicio o tecnología, incluidos los servicios y productos crediticios y financieros, desde o hacia cualquier país sancionado o parte restringida, incumpliendo una sanción económica; o
4.1.3 participar de cualquier otra forma en transacciones financieras o comerciales con cualquier país sancionado o parte restringida, infringiendo así una sanción económica.
4.2 Usted se compromete a no participar ni colaborar en ninguna de las acciones enumeradas en la cláusula 4.
5. Ley de Finanzas Penales de 2017
5.1 ASK4 no tolera la evasión fiscal y se compromete a garantizar que ninguno de sus empleados, agentes o representantes externos participe en actividades de evasión fiscal.
5.2 Usted confirma que ha implementado procedimientos razonables para evitar la evasión fiscal por parte de sus empleados, agentes u otros terceros.
5.3 Además, usted reconoce que comprende sus responsabilidades en virtud de la Parte 3 de la Ley de Finanzas Penales de 2017 («Parte 3») y que ha establecido procedimientos de prevención razonables (tal y como se menciona en la Parte 3) para garantizar que ni sus empleados, ni sus agentes, ni sus terceros relevantes cometan los delitos penales mencionados en la Parte 3.
5.4 Previo aviso razonable por parte de ASK4, usted proporcionará a ASK4 la información y la asistencia que esta pueda requerir razonablemente para comprobar que usted cumple con la Parte 3.
6. Disposiciones contra la trata de personas y el trabajo forzoso
6.1 Usted garantiza y se compromete a que ni usted ni ninguno de sus representantes ha infringido ni infringirá ninguna ley nacional o internacional contra la trata de personas o el trabajo forzoso (las«Leyes contra la esclavitud moderna y ESG»), incluyendo, entre otras: (i) la Ley contra la esclavitud moderna del Reino Unido de 2015; (ii) la Ley de Transparencia en las Cadenas de Suministro de California; (iii) el Reglamento Federal de Adquisiciones del Gobierno de los Estados Unidos sobre la Erradicación de la Trata de Personas; (iv) el Convenio sobre el Trabajo Forzoso, 1930 (n.º 29); (v) el Convenio sobre la abolición del trabajo forzoso, de 1957 (n.º 105); (vi) la Ley de Prevención del Trabajo Forzoso Uigur, o (vii) cualquier ley aplicable contra la trata de personas o laboral en cualquier jurisdicción en la que usted realice actividades comerciales.
6.2 Si usted tiene conocimiento o sospecha razonablemente de una infracción de las leyes nacionales o internacionales contra la trata de personas o el trabajo forzoso en cualquier jurisdicción, deberá notificarlo a ASK4 inmediatamente después de tener conocimiento o sospechar razonablemente de la infracción y, en cualquier caso, tras cualquier investigación, denuncia formal o reclamación relacionada con cualquier infracción real o potencial de la ley. Usted se compromete a notificarlo a ASK4 en un plazo de treinta (30) días a partir de dicha investigación, denuncia formal o reclamación.
6.2.1 Como parte de nuestros compromisos en virtud de las leyes sobre esclavitud moderna y ESG, ASK4 puede exigirle que: se inscriba en Supplier Ethical Data Exchange («SEDEX») como miembro, complete su perfil para proporcionar una puntuación de evaluación de riesgos, mantenga un registro activo y se conecte con ASK4 en la plataforma SEDEX.
6.2.2 garantizar que cualquier auditoría ética o social realizada por usted, por terceros en su nombre o por terceros sobre sus operaciones se registre en la plataforma SEDEX y se ponga a disposición de ASK4 (cada una de ellas,una «Auditoría»); y
6.2.3 A su propio costo, llevar a cabo las medidas correctivas adecuadas para resolver cualquier problema o fallo identificado a través de una auditoría.
7. Abastecimiento responsable de minerales
7.1 Usted garantiza y se compromete a que todos los minerales utilizados en los productos suministrados a ASK4 (incluidos el estaño, el tantalio, el tungsteno y el oro) proceden de fuentes responsables y no financian ni benefician, directa o indirectamente, a grupos armados ni contribuyen a violaciones de los derechos humanos.
7.2 Usted garantiza y se compromete a mantener medidas adecuadas de diligencia debida y trazabilidad en la cadena de suministro, en consonancia con la Guía de la OCDE sobre la diligencia debida para cadenas de suministro responsables de minerales procedentes de zonas afectadas por conflictos y de alto riesgo y, cuando proceda, con el Reglamento (UE) 2017/821.
7.3 Usted garantiza y se compromete a no adquirir deliberadamente minerales procedentes de zonas afectadas por conflictos y de alto riesgo (CAHRA) sin una evaluación de riesgos adecuada, controles de mitigación y la debida diligencia documentada, y deberá proporcionar pruebas de cumplimiento cuando se le solicite.
7.4 Usted garantiza y se compromete a aplicar estos Requisitos de cumplimiento de forma contractual a lo largo de toda su cadena de suministro, incluidos los proveedores secundarios y los fabricantes de hardware.
8. Ley de Igualdad de 2010
8.1 Usted deberá cumplir con las políticas de ASK4 (que se le notificarán periódicamente) relativas al trato de todos los residentes, posibles residentes y sus invitados de manera justa y profesional, sin distinción de edad, discapacidad, raza, nacionalidad, origen étnico o nacional, religión, creencias o falta de religión/creencias, sexo, orientación sexual, embarazo o maternidad, reasignación de género, y de conformidad con todas las directrices jurisdiccionales, y además, aceptará la responsabilidad de formar a sus representantes para que cumplan dichas políticas.
8.2 Si usted incumple las políticas de ASK4 mencionadas en la cláusula 8.1 y la Ley de Igualdad de 2010, ASK4 podrá rescindir cualquier acuerdo entre usted y ASK4 con efecto inmediato.
9. Selección de trabajadores
9.1 Usted se compromete a actuar con la debida diligencia y a no enviar a ningún miembro del personal ni a otros empleados, trabajadores o subcontratistas a prestar los Servicios en las instalaciones de los clientes de ASK4 sin un certificado DBS (o su equivalente local) que:
9.1.1 tenga una antigüedad máxima de doce (12) meses antes de que dicha persona o personas comiencen a prestar los Servicios;
9.1.2 ha sido revisado y aprobado de conformidad con sus políticas internas; y
9.1.3 se renueva al menos cada tres (3) años a partir de la fecha de emisión del certificado DBS anterior, en la medida en que la persona continúe trabajando con usted para prestar los servicios a ASK4.
9.2 Usted entiende que es su deber utilizar prácticas de contratación responsables y reconoce las políticas de ASK4 relativas a la verificación de antecedentes de sus representantes.
10. Certificación y conformidad del producto
10.1 En esta cláusula 10, «Productos» se refiere a todos los bienes y servicios suministrados a ASK4 por usted.
10.2 Todos los Productos deberán cumplir con todas las leyes, reglamentos y normas aplicables que rigen la venta y distribución de dichos productos en todos los mercados en los que opera ASK4 (es decir, el Reino Unido, la Unión Europea, los Estados Unidos de América y cualquier otro país que ASK4 le notifique). Sin limitar la generalidad de lo anterior, usted garantiza y se compromete específicamente a que todos los Productos:
10.2.1 debidamente marcado con las marcas CE y UKCA;
10.2.2 marcados con cualquier marca requerida (directamente o para permitir el cumplimiento de ASK4) en virtud del Reglamento sobre residuos de aparatos eléctricos y electrónicos de 2013, la Directiva sobre residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (y sus implementaciones locales) y el Reglamento (UE) 2023/1542 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2023, relativo a las pilas y acumuladores y residuos de pilas y acumuladores;
10.2.3 cumplir con todos los requisitos aplicables en materia de seguridad, salud y protección del medio ambiente, así como con las normas y estándares establecidos por la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) y la Comisión de Seguridad de Productos de Consumo (CPSC);
10.2.4 cumplir con la Directiva sobre compatibilidad electromagnética (y sus implementaciones locales), garantizando que dichos Productos no generen ni se vean afectados por perturbaciones electromagnéticas ni causen interferencias con otros productos o dispositivos.
10.3 Usted se asegurará de que todos los Productos suministrados en virtud del presente contrato sean aptos para su finalidad y puedan venderse, utilizarse y comercializarse legalmente en los territorios del Reino Unido, la Unión Europea y los Estados Unidos. Usted obtendrá todas las aprobaciones y certificaciones necesarias.
10.4 En caso de que se detecte que algún Producto no cumple con las disposiciones de la cláusula 10, Usted deberá tomar de inmediato todas las medidas necesarias, a su cargo, para garantizar dicho cumplimiento, incluyendo, entre otras, la modificación, sustitución o retirada de cualquier Producto que no cumpla con las disposiciones.
11. Disposiciones sobre seguridad de la información
11.1 Cuando usted suministre, proporcione o ponga a disposición bienes, servicios o instalaciones para su uso en relación con la prestación de la red pública de comunicaciones electrónicas o el servicio público de comunicaciones electrónicas de ASK4, usted deberá apoyar el cumplimiento por parte de ASK4 del Reglamento sobre comunicaciones electrónicas (medidas de seguridad) de 2022 y del artículo 105A(1) de la Ley de comunicaciones de 2003 (y cualquier requisito similar aplicado en otros países en los que ASK4 opera en virtud de la Directiva (UE) 2018/1972 por la que se establece el Código Europeo de las Comunicaciones Electrónicas). En particular, usted deberá:
11.1.1 identificar los riesgos de seguridad relacionados con la red o el servicio de ASK4 que podrían ser causados por sus productos, servicios o instalaciones, y notificarlos y cooperar con ASK4 para mitigarlos, corriendo con los gastos correspondientes;
11.1.2 Si usted es un proveedor de red con acceso a la red o al servicio de ASK4 o a datos confidenciales, deberá tomar las medidas adecuadas y proporcionadas con el fin de (a) identificar los riesgos de que se produzcan compromisos de seguridad; (b) reducir los riesgos de que se produzcan compromisos de seguridad; y (c) prepararse para la ocurrencia de compromisos de seguridad;
11.1.3 permitir a ASK4 supervisar todas las actividades realizadas u organizadas por usted en relación con su red o servicio;
11.1.4 cooperar con ASK4 en la resolución de incidentes que causen o contribuyan a comprometer la seguridad en relación con la red o el servicio de ASK4, o que aumenten el riesgo de dicho compromiso;
11.1.5 asegurarse de que todas las conexiones de red y el intercambio de datos con ASK4, o concertados por usted o cualquier tercero en su nombre, se gestionen de forma segura; y
11.1.6 Disponer de planes escritos adecuados para gestionar la rescisión y la transición de los contratos con ASK4, manteniendo al mismo tiempo la seguridad de la red o del servicio.
11.2 Cuando maneje información confidencial o datos personalesde ASK4 («Datos de ASK4»), deberá asegurarse de que cuenta con las medidas técnicas y organizativas adecuadas para protegerlos contra el tratamiento no autorizado o ilícito de los Datos de ASK4 y contra la pérdida accidental, la destrucción o el daño de los datos, adecuadas al daño que podría derivarse del tratamiento no autorizado o ilícito o de la pérdida accidental, la destrucción o el daño, y a la naturaleza de los datos que deben protegerse. teniendo en cuenta el estado del desarrollo tecnológico y el coste de la aplicación de las medidas (dichas medidas pueden incluir, cuando proceda, la seudonimización y el cifrado de los Datos de ASK4, la garantía de la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de sus sistemas y servicios, la garantía de que la disponibilidad y el acceso a los Datos de ASK4 puedan restablecerse de manera oportuna tras un incidente, y la evaluación y valoración periódicas de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas adoptadas por usted).
11.3 Cuando maneje datos personales en relación con la prestación de un servicio público de comunicaciones electrónicas, deberá notificar a ASK4 cualquier infracción en un plazo de veinticuatro (24) horas. En lo que respecta a todas las demás infracciones de seguridad que den lugar a la destrucción, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso accidental o ilícito a datos personales relacionados con sus bienes, servicios o instalaciones, deberá notificarlo a ASK4 en un plazo de setenta y dos (72) horas.
11.4 Cuando desarrolle productos, software o servicios para ASK4 o preste servicios de asistencia informática a ASK4, deberá emplear los conocimientos y el cuidado razonables para garantizar que los servicios se presten y/o desarrollen de forma segura, lo que incluye, entre otros:
11.4.1 Implementar prácticas de codificación seguras para prevenir vulnerabilidades comunes, como la inyección SQL, los scripts entre sitios (XSS) y la falsificación de solicitudes entre sitios (CSRF).
11.4.2 Realizar evaluaciones de seguridad periódicas, incluyendo revisiones de código y análisis de vulnerabilidades.
11.4.3 garantizar, cuando proceda, el cifrado de los datos tanto en tránsito como en reposo;
11.4.4 aplicar los parches y actualizaciones necesarios para solucionar rápidamente las vulnerabilidades conocidas;
11.4.5 asegurarse de que las bibliotecas y componentes de terceros utilizados en el software se actualicen periódicamente y estén libres de vulnerabilidades conocidas;
11.4.6 Realizar pruebas de seguridad rigurosas y rectificar rápidamente cualquier problema de seguridad identificado.
11.4.7 implementar controles de acceso adecuados para garantizar que solo el personal autorizado tenga acceso al software y a los datos relacionados; y
11.4.8 No incorporar ningún software de código abierto que esté licenciado bajo términos que exijan que cualquier software distribuido o cualquier trabajo derivado del mismo se distribuya bajo la misma licencia de código abierto (incluyendo, entre otros, el software licenciado bajo la Licencia Pública General de GNU (GPL) y la Licencia Pública General Affero (AGPL)) (en conjunto,«software de código abierto con copyleft») en el software desarrollado sin el consentimiento previo por escrito de ASK4. Usted puede utilizar software de código abierto que no sea software de código abierto con copyleft.
12. Tratamiento de datos personales
Salvo que se acuerde lo contrario, cuando trate datos personales de ASK4 en calidad de encargado del tratamiento, deberá hacerlo con arreglo al Acuerdo de tratamiento de datos de ASK4 (Responsable del tratamiento de ASK4) (https://www.ask4.com/data-processing-agreement-ask4-controller).
13. Salud y seguridad
13.1 Usted deberá:
13.1.1 poseer las habilidades, los conocimientos, la experiencia y los comportamientos y, cuando sea necesario, la capacidad organizativa para cumplir los requisitos de competencia pertinentes aplicables a su función y proporcionar a ASK4 la información pertinente que le permita evaluar con éxito su cumplimiento de las leyes de salud y seguridad aplicables; y
13.1.2 Conservar y mantener registros de la formación obligatoria en materia de salud y seguridad y ponerlos a disposición de ASK4 cuando lo solicite.
13.2 Cuando realice «obras de construcción» a los efectos del Reglamento sobre construcción (diseño y gestión) de 2015 o cualquier otra aplicación localmente aplicable de la Directiva europea 92/57/CEE (el «Reglamento CDM»), deberá:
13.2.1 desempeñar la función de contratista principal y/o diseñador principal según lo exigido por el Reglamento CDM;
13.2.2 proporcionar a ASK4 visibilidad de las prácticas de trabajo en el Sitio y toda la documentación elaborada a los efectos del Reglamento del CDM; y
13.2.3 cumplir con la Parte 2A del Reglamento de Edificación de 2010 y, cuando se realicen trabajos relacionados con un «edificio de alto riesgo» (tal y como se define en el Reglamento de Edificios de Alto Riesgo (Descripciones y Disposiciones Complementarias) de 2023 (SI 2023/275)), el Reglamento de Edificación (Procedimientos para Edificios de Alto Riesgo) (Inglaterra) de 2023 (SI 2023/909).
13.3 Usted garantiza y se compromete a que no ha sido objeto de ninguna sanción grave impuesta por ningún organismo regulador de la salud y la seguridad (incluido el Organismo Regulador de la Seguridad en la Construcción, la Agencia Ejecutiva para la Salud y la Seguridad, cualquier organismo sucesor o cualquier autoridad local o pública), ni ha cometido ninguna infracción similar en virtud del Reglamento de Construcción de 2010.
14. Disposiciones adicionales
14.1 Usted garantiza y se compromete a que, en todo momento, no existe ninguna acusación, cargo, procedimiento, investigación o solicitud de información por parte de usted o cualquiera de sus representantes por parte de ninguna autoridad gubernamental en relación con cualquier infracción real o potencial de estos requisitos de cumplimiento. Informará inmediatamente a ASK4 si esto cambia o es probable que cambie.
14.2 Usted garantiza y se compromete a que todos los pagos realizados en relación con el cumplimiento de cualquier acuerdo entre usted y ASK4 serán:
14.2.1 debidamente registrados en sus libros y registros, incluyendo el importe, el propósito y el destinatario;
14.2.2 se mantengan de acuerdo con sus procedimientos internos junto con la documentación justificativa; y
14.2.3 mantenidos de conformidad con todas las demás leyes aplicables relativas a la preparación y el mantenimiento de libros, registros o cuentas, en cada caso de manera que se garantice suficientemente que todas sus transacciones se registran de forma que se cumplan estos Requisitos de cumplimiento.
14.3 Usted garantiza y se compromete a que ni usted ni ninguno de sus representantes:
14.3.1 eludió cualquier control contable interno;
14.3.2 falsificar libros, registros o cuentas;
14.3.3 establecido o mantenido cualquier fondo o activo que no haya sido registrado en los libros y registros de cualquiera de dichas entidades; o
14.3.4 intentado coaccionar o influir de manera fraudulenta a un contable en relación con cualquier auditoría, revisión o examen de sus estados financieros.
14.4 Usted se compromete a no participar en ninguna de las actividades mencionadas anteriormente durante la vigencia de cualquier acuerdo entre usted y ASK4.
14.5 ASK4 y sus representantes autorizados podrán auditar, examinar y realizar copias de sus libros, registros, cuentas y cualquier otro documento relacionado con cualquier acuerdo entre ASK4 y usted, independientemente de la forma en que se conserven, con el fin de verificar su cumplimiento de estos requisitos de conformidad. Usted conservará y mantendrá todos esos registros y cuentas durante la vigencia de cualquier acuerdo entre usted y ASK4 y durante (i) tres (3) años después de la expiración o rescisión de cualquier acuerdo entre usted y ASK4 o (ii) el tiempo que dicte su política de retención de datos (el que sea mayor). Usted se compromete a cooperar plenamente con dichas auditorías. Los derechos contenidos en la cláusula 14 deben incluirse explícitamente en cualquier subcontrato o acuerdo posterior celebrado entre usted y cualquiera de sus representantes en relación con el cumplimiento de cualquier acuerdo entre usted y ASK4.
14.6 Usted proporcionará formación sobre lucha contra el soborno y la corrupción al Personal y a cualquier empleado de los subcontratistas que presten servicios en virtud de cualquier acuerdo entre usted y ASK4 o, a petición de ASK4, permitirá que ASK4 imparta dicha formación.
14.7 Usted garantiza y se compromete a que usted y sus representantes mantengan, y seguirán manteniendo, políticas, procedimientos y controles adecuados (incluido un procedimiento de denuncia de irregularidades) para garantizar que los servicios prestados en virtud de cualquier acuerdo entre usted y ASK4 cumplan con estos requisitos de cumplimiento. Estos incluyen políticas y procedimientos relacionados con (i) transacciones contables y financieras, (ii) formación del personal y (iii) diligencia debida con terceros. Usted se asegurará de que sus representantes conozcan dichas políticas, procedimientos y controles, y proporcionará sin demora a ASK4 copias o detalles de los mismos cuando se le solicite por escrito.
14.8 Si usted tiene conocimiento o sospecha razonablemente de cualquier incumplimiento de estos Requisitos de cumplimiento en relación con el cumplimiento de cualquier acuerdo entre usted y ASK4, deberá notificarlo inmediatamente por escrito a ASK4. Usted se compromete a:
14.8.1 iniciar una investigación y tomar medidas inmediatas para suspender cualquier actividad ilegal o poco ética identificada en la notificación, a la espera del resultado de la investigación;
14.8.2 Cooperar plenamente con cualquier investigación de ASK4 para determinar si se ha producido una infracción y, tan pronto como sea posible y, en cualquier caso, en un plazo de noventa (90) días a partir de la notificación, proporcionar un informe escrito al consejero general de ASK4 en el que se describa el método, el alcance y los resultados de la investigación. El informe debe incluir una propuesta de solución para cualquier infracción real o potencial. Debe llevar a cabo cualquier investigación adicional y revisar la solución propuesta según sea necesario para obtener la aprobación de ASK4 en un plazo razonable tras la presentación del informe, y debe aplicar cualquier solución aprobada; y
14.8.3 que ASK4 puede revelar información relacionada con una posible infracción de las Disposiciones Antisoborno, incluida la existencia y los términos de cualquier acuerdo entre usted y ASK4, a cualquier autoridad gubernamental pertinente y a cualquier otra persona que ASK4 o su asesor jurídico consideren que tiene una necesidad legítima de conocerla.
14.9 Si ASK4 considera, actuando de buena fe, que usted o cualquiera de sus representantes ha infringido cualquiera de estos requisitos de cumplimiento de alguna manera que pueda someter a ASK4 a responsabilidad o a una pérdida significativa de reputación, ASK4 tendrá el derecho unilateral, ejercitable inmediatamente tras notificárselo por escrito, de:
14.9.1 poner fin a la obligación de ASK4 de pagar la indemnización establecida en cualquier acuerdo entre usted y ASK4; y/o
14.9.2 rescindir inmediatamente cualquier acuerdo entre usted y ASK4.
14.10 Usted indemnizará a ASK4 por todas las pérdidas y gastos que se deriven o estén relacionados con cualquier incumplimiento de estos Requisitos de cumplimiento. Esto incluye cualquier gasto razonable de terceros (incluidos los honorarios y gastos legales y otros honorarios y gastos profesionales razonables), multas, daños y perjuicios y otras responsabilidades monetarias (incluido el reembolso de ingresos o beneficios) sufridos o incurridos por ASK4, o impuestos a ASK4, en relación con la existencia, las conclusiones o el resultado de cualquier queja, investigación o procedimiento relacionado con su cumplimiento de estos Requisitos de cumplimiento. Si alguna disposición de esta indemnización fuera nula o inaplicable en virtud de la legislación aplicable, se considerará modificada en la medida necesaria para que sea legal, válida y aplicable. Si dicha modificación no fuera posible, la disposición se suprimirá y las disposiciones restantes seguirán en pleno vigor y efecto y, cuando sea necesario, se interpretarán de manera que se acerquen lo más posible al objetivo previsto de esta indemnización.
14.11 ASK4 podrá llevar a cabo una diligencia debida continua sobre usted (cuyo alcance, método, naturaleza y duración quedarán a la entera y razonable discreción de ASK4). Usted se compromete a cooperar plenamente con cualquier diligencia debida continua y a responder con prontitud y precisión a cualquier solicitud de información o documentos que se le haga en el marco de dicha diligencia debida.
14.12 Salvo que un acuerdo escrito independiente firmado expresamente por ASK4 establezca lo contrario y regule los suministros pertinentes, todos los suministros se proporcionan con sujeción a las Condiciones de compra de ASK4 (https://www.ask4.com/legal/ask4-terms-of-purchase) y de conformidad con ellas. Dichas condiciones se aplican con exclusión de cualquier otra condición (incluidas las mencionadas en presupuestos, acuses de recibo, facturas, albaranes, catálogos o condiciones implícitas por el comercio, la costumbre o el curso de las negociaciones). Cuando un acuerdo firmado por separado establezca que cubre todos los suministros entre las partes, prevalecerá en lo que respecta a su ámbito de aplicación y duración. De lo contrario, las Condiciones de compra de ASK4 seguirán rigiendo todos los demás pedidos y se aplicarán a todos los suministros realizados a ASK4.
14.13 Proporcionará a ASK4, al menos una vez al año o cuando ASK4 lo solicite, un certificado que confirme el cumplimiento de estos Requisitos de cumplimiento.
Actualizaciones
El 16 de febrero de 2024, estos Requisitos de cumplimiento se actualizaron para incluir una nueva sección 8 (las secciones posteriores se renumeraron). Esta nueva sección se aplica a todos los suministros de Productos (tal y como se definen en la actualización) realizados a partir de esa fecha.
El 20 de junio de 2024, estos Requisitos de cumplimiento se actualizaron para incluir una nueva sección 9 (las secciones posteriores se renumeraron). Esta nueva sección se aplica a todos los suministros de Productos realizados a partir de esa fecha.
El 8 de julio de 2024, estos Requisitos de cumplimiento se actualizaron para incluir una nueva sección 5.2 (las secciones posteriores se renumeraron). Esta nueva sección se aplica a todos los Proveedores.
El 11 de noviembre de 2024, estos Requisitos de cumplimiento se actualizaron para incluir una nueva sección 10 (tratamiento de datos). Esta nueva sección se aplica a todos los Proveedores pertinentes.
El 13 de marzo de 2025, estos requisitos de cumplimiento se actualizaron para incluir una nueva sección 11 (salud y seguridad). Esta nueva sección se aplica a todos los proveedores pertinentes.
El 6 de octubre de 2025, estos Requisitos de cumplimiento se actualizaron para incluir una nueva sección 12.11 (condiciones de compra). Esta nueva sección se aplica a todos los Proveedores.
El 23 de febrero de 2026, estos Requisitos de cumplimiento se actualizaron para incluir correcciones tipográficas y lingüísticas, aclaraciones de términos definidos, modificaciones de determinadas definiciones (incluida la adición de regiones específicas a la definición de «país sancionado» y las adiciones a las leyes sobre esclavitud moderna y ESG), y la introducción de una nueva sección 7 (Abastecimiento responsable de minerales) (renumerándose las secciones siguientes), junto con las disposiciones de cumplimiento relacionadas. Esta actualización se aplica a todos los proveedores.